En medarbejder, der tøver med at svare, har brug for at vide, hvem der kan se besvarelsen, og hvad der sker bagefter. En medarbejdertrivselsmåling bør derfor gøre anonymiteten tydelig, stille relevante spørgsmål og vise, hvor medarbejderen kan søge hjælp, hvis et svar peger på mistrivsel.
For ledere og HR handler opgaven om mere end at indsamle svar. Det kræver også en tydelig forklaring af anonymitet, omtanke i valget af spørgsmål og en rolig reaktion på kritiske signaler. Her er hvad du skal vide, inden målingen sættes i gang.
Hvad betyder anonymitet for den, der svarer?
Forklar, om svar kan knyttes til en bestemt medarbejder. Hos Timeliner scanner respondenter en QR-kode og svarer anonymt i browseren uden app eller login. En besvarelse tager 2 minutter. Svarene kan ikke spores tilbage til personer, mens en privat, hemmelig nøgle gør det muligt at følge en anonym respondents udvikling over tid.
Forklar også, hvordan besvarelser behandles, hvem der ser resultaterne, og hvornår de bliver vist. Hos Timeliner vises der ikke resultater, hvis færre end 5 personer har svaret, og detaljer vises fra 10. Det er særligt vigtigt i små afdelinger, hvor et resultat ellers kan føles genkendeligt.
Anonymitet er et tilvalg. Respondenter kan også få mulighed for at identificere sig. Beskriv derfor tydeligt, hvilken mulighed der gælder i den aktuelle måling. Hvis besvarelsen er anonym, bør kommunikationen ikke love individuel kontakt ud fra et svar, der ikke kan knyttes til personen.
Den private nøgle gør det muligt at følge en anonym respondents udvikling uden at afsløre identiteten. Beskriv formålet, og gør klart, at nøglen hverken er et navn eller en adgang for ledelsen til at se, hvem der har svaret. Det hjælper medarbejderne med at forstå, hvad deres svar indebærer.
Hvilke spørgsmål skal målingen stille?
Vælg spørgsmål efter det, organisationen har brug for at forstå. En bred måling kan undersøge arbejdspres, samarbejde, indflydelse og psykisk arbejdsmiljø, mens en måling om et bestemt emne kan gå tættere på et aktuelt område. En meget omfattende spørgeramme kan få vigtige spørgsmål til at drukne.
Timeliner tilbyder færdige skabeloner fra fagpersoner, målinger om forskellige emner og mulighed for at bygge egne skemaer. Medium- og Large-modulet giver adgang til forskellige svar-widgets og temaer, og du kan også tilpasse eksisterende skemaer. Brug en færdig skabelon, når den dækker behovet, eller byg videre på den, når organisationen vil undersøge et bestemt forhold.
Læs hvert spørgsmål, som en medarbejder vil møde det. Overvej:
- Er spørgsmålet forståeligt uden forklaring fra en leder?
- Handler det om ét emne ad gangen?
- Kan medarbejderen svare ærligt uden at gætte på, hvilket svar der forventes?
- Kan organisationen handle på svaret?
Skriv uklare spørgsmål om, og del spørgsmål, der samler flere emner. Målingen skal give plads til både positive erfaringer og forhold, der kræver opmærksomhed. Det gælder også spørgsmål om samarbejde, arbejdsmiljø og belastning.
Skeln mellem en medarbejderundersøgelse, der giver et øjebliksbillede, og en løbende trivselsmåling, der viser ændringer over tid. Timeliner tilbyder trends og opmærksomhedspunkter ved fald og vedvarende lav trivsel. Aftal på forhånd, hvem der læser resultaterne, og hvordan organisationen fortæller medarbejderne, hvad de viser.
Hvordan mødes et kritisk svar uden at presse medarbejderen?
Mød et kritisk svar roligt, og vis tydeligt, hvor medarbejderen kan få hjælp. Et enkelt svar forklarer ikke hele situationen, og ledelsen bør ikke gætte på, hvem der står bag. Brug i stedet svaret som et signal om, at et forhold kan kræve opmærksomhed.
Timeliner kan fremhæve kritiske svar og vise respondenten en rolig besked med et sted at henvende sig. Med knappen “Ræk ud!” kan respondenten finde udvalgte personer eller organisationer at kontakte og selv vælge, hvornår vedkommende giver sig til kende. Respondenten kan også få en tilbagemelding ud fra sin score med en tekst og et sted at henvende sig.
Beslut på forhånd, hvilke kontaktsteder der skal vises. Det kan være en intern funktion eller en anden relevant støttekanal. Skriv kort, hvad medarbejderen kan forvente ved kontakt. Lov ikke fortrolighed eller en bestemt indsats, medmindre organisationen kan stå inde for det.
Skeln mellem individuel hjælp og handling på arbejdspladsen. En respondent kan selv vælge at række ud, mens ledelsen undersøger, om flere svar peger på et fælles problem, som højt arbejdspres eller uklare roller. På den måde ligger ansvaret ikke alene hos den enkelte medarbejder.
Brug et roligt sprog i tilbagemeldingerne. Undgå både at dramatisere et svar og at bagatellisere det. Vis, hvor medarbejderen kan henvende sig, og lad vedkommende selv vælge, om kontakten skal føre til en samtale.
Hvordan bruges resultater på tværs af grupper og over tid?
Læs resultater på det niveau, hvor arbejdspladsen kan handle. Timeliner kan vise målinger og resultater pr. afdeling, klasse eller hold. I større organisationer kan organisationsopdeling, roller og adgangsstyring hjælpe med at styre, hvem der ser hvilke oplysninger.
Vær opmærksom på små grupper. Når få personer har svaret, kan selv et samlet resultat opleves som genkendeligt. Timeliner viser derfor intet ved færre end 5 svar og viser detaljer fra 10. Fortæl medarbejderne om grænserne, inden de svarer. Hvis en gruppe er for lille til at vise detaljer, kan resultatet læses på et bredere niveau.
Se på udviklingen over tid i stedet for kun at vurdere en enkelt måling. Brug trends og opmærksomhedspunkter ved fald eller vedvarende lav trivsel som anledning til at undersøge forholdene nærmere, ikke som en automatisk forklaring på medarbejdernes svar. Undersøg eksempelvis ændringer i arbejdsopgaver, samarbejde eller prioriteringer.
Brug disse spørgsmål i gennemgangen:
- Er gruppen stor nok til, at resultater kan vises uden at udstille enkeltpersoner?
- Er udviklingen faldende, stabil eller præget af vedvarende lav trivsel?
- Hvem skal gennemgå resultatet, og hvem har mandat til at reagere?
- Hvilken støttekanal skal vises ved et kritisk svar?
- Hvornår og hvordan får medarbejderne besked om næste skridt?
Brug svarene til at fastlægge, hvad der skal ske. Det kan være en samtale om arbejdsforhold, en undersøgelse af et tilbagevendende signal eller information om, hvor medarbejdere kan søge hjælp. Fortæl også, hvis resultatet endnu ikke giver grundlag for en konklusion. Medarbejderne bør vide, hvad der sker, og hvornår de kan forvente en tilbagemelding.
Timeliner kan bruges til at indsamle anonyme svar, følge udviklingen og fremhæve kritiske signaler. Resultater kan eksporteres til Excel eller samles i en færdig PowerPoint-rapport. Data hostes i EU og behandles efter GDPR, og respondenter spores ikke. Se mulighederne på Timeliners hjemmeside, og undersøg, hvordan skemaer, gruppedeling og kontaktmuligheder kan indgå i arbejdsgangen. En medarbejdertrivselsmåling hjælper, når medarbejderne ved, hvad anonymitet betyder, og organisationen har besluttet, hvordan den reagerer på svarene.