Brugervejledning

Her kan du læse hvordan du anvender FirmaPlan.dk. Tryk blot på det emne du søger for at åbne beskrivelsen.

 

Administrator - Oprettelsesguide

Når du logger på som administrator (admin), kommer du direkte til ”Oprettelsesguiden”.

Denne guide vil hjælpe dig med at komme igang med FirmaPlan.

Tryk på næste for at starte guiden.

Administrator - Køb PRO licens

1. Tryk på ”Køb PRO Licens” i venstre menu.

2.  Vælg antal af licenser og købs metode.

3. Tryk på knappen Gå til sikker betaling / Bekræft ordre.

4. Virksomheden har nu adgang til alle moduler og funktioner.

Administrator - Firma info

1. Tryk på ”Firma info” i venstre menu.

Vigtigt at alle oplysninger bliver udfyldt. Disse informationer bliver ikke vidregivet til 3 part og bruges kun som kontakt og til faktura information.

Administrator - Opret bruger

1. Tryk på ”Opret bruger” i venstre menu.

2. Udfyld alle felter som er markeret med en *.

3. Kodeord – vælg kodeord.

4. Afdeling - Dobbeltklik på den/de afdeling(er), du ønsker at knytte brugeren til.

5. Moduladgang - Dobbeltklik på det/de modul(er), du ønsker at knytte brugeren til.

6. Sær-godkender for – Dobbeltklik på den bruger som du ønsker skal have en sær-godkender (over den ansvarlige).

7. Indstillinger – vælg antal arbejdstimer per dag.

8. Feriedage per år – vælg antal feriedage.

9. Tryk på ”Gem data” i højre menu.

NB!

Når en bruger oprettes, afsendes der en mail til ham/hende med information om oprettelsen.

Administrator - Rediger bruger

1. Tryk på ”Brugeroversigt” under ”Brugere” i venstre menu.

2. Under den bruger, som ønskes rettet, trykkes på ikonet ”ret”.

3. Foretag de ønskede ændringer i de relevante felter. 

Rediger generelle oplysninger

1. Tryk på ”Generelt”.

2. Skriv de ændrede oplysninger (Brugernavn, Navn, Efternavn, Email og Titel).

3. Tryk på ”Gem data”.

 

Rediger kodeord for bruger

1. Tryk på ”Kodeord”. 

2. Skriv det ønskede kodeord i ”Kodeord” og i ”Gentag kodeord”.

3. Tryk på ”Gem data”.

 

Rediger Afdeling(er)

1. Tryk på ”Afdeling”.

2. I boksen ”Tilføj alle” dobbeltklikkes på den afdeling, som brugeren ønskes tilknyttet.

3. I boksen ”Fjern alle” dobbeltklikkes på den afdeling, som ønskes fjernet for brugeren.

4. Tryk på ”Gem data”.

 

Rediger modul adgang

1. Tryk på ”Modul adgang”.

2. I boksen ”Tilføj alle” dobbeltklikkes på det/de modul(er), som brugeren ønskes tilknyttet.

3. I boksen ”Fjern alle” dobbeltklikkes på det/de modul(er), som ønskes fjernet for brugeren.

4. Tryk på ”Gem data”. 

 

Rediger Sær-godkender for

1.Tryk på ”Sær-godkender for”.

2.I boksen ”Tilføj alle” dobbeltklikkes på den, som brugeren skal være sær-godkender for.

3.I boksen ”Fjern alle” dobbeltklikkes på den, som ønskes fjernet som sær-godkender.

4. Tryk på ”Gem data”.

 

Rediger arbejdstimer per dag

1.Tryk på ”Indstillinger”.

2.Vælg antal timer per dag.

3.Tryk på ”Gem data”.

 

Rediger feriedage per år

1.Tryk på ”Feriedage per år”.

2.Vælg år og skriv antal.

3.Tryk på ”Gem data”.

 

Administrator - Opret afdeling

1. Tryk på ”Opret afdeling” under ”Afdeling” i venstre menu.

2. Udfyld feltet ”Navn”.

3. Vælg brugere som skal være med i afdelingen.

NB. Hvis der ingen brugere er at tilføje skal disse oprettes inden.

4. Vælg hvem som skal være ansvarlig for afdelingen.

NB! Der skal være mindst én ansvarlig for hver afdeling.

5. Tryk på ”Gem data” i højre menu. 

Administrator - Rediger afdeling

1. Tryk på ”Afdelingsoversigt” under ”Afdeling” i venstre menu.

2. Ud for den afdeling, som ønskes rettet trykkes på ikonet længst til venstre.

3. Rediger ”Navn” på afdelingen.

4. Rediger ”Brugere” som er medlem af afdlingen.

5. Gør en eller flere brugere ansvarlig(e) for den afdeling ved at tilføje bruger(e) under ansvarlige.

6. Tryk herefter på ”Gem data” i højre menu.

NB! Der skal være mindst én ansvarlig for hver afdeling.

Administrator - Slet afdeling

1. Tryk på ”Afdelingsoversigt” under ”Afdeling” i venstre menu.

2. Tryk på krydset  ud for det afdelingsnavn, som ønskes slettet.

3. Bekræft eller annuller sletning af afdeling.

Administrator - Slet bruger

1. Tryk på ”Brugeroversigt” under ”Brugere” i venstre menu.

2. Tryk på krydset ud for den bruger, som ønskes slettet.

Administrator - Opret firmafridag

1. Tryk på ikonet ”ferie” øverst i billedet.

2. Tryk på ”Fraværskalender” i venstre menu.

3. Tryk på datoen som skal være en firmafridag og tryk herefter på ikonet ”Firmafridag”.

Administrator - Slet firmafridag

1. Tryk på ikonet ”ferie” øverst i billedet.

2. Tryk på ”Fraværskalender” i venstre menu.

3. Tryk på datoen som skal slettes som en firmafridag og tryk herefter på ikonet ”Fjern”.

Ansvarlig - Specifik feriekalender samt registreringer

1. Tryk på ”Brugeroversigt” under ”Ansvarlig” i menuen til venstre for at se specifik feriekalender for brugeren samt ferie registreringer og godkendelser / afvisninger over en periode.

2. Tryk på et af ikonenerne til venstre for brugeren for at se disse registreringer.

Ansvarlig - Godkend/afvis fravær

1. Tryk på ”Godkend / afvis” under ”Ansvarlig” i menuen til venstre  for at få vist en liste med alle som du er ansvarlig for. Her kan du  godkende eller afslå ved at krydse af i ”Godkend” eller ”Afslå” samt skrive en note om hvorfor til brugeren.

3. Når du har godkendt eller afvist fravær for de ønskede brugere, trykkes på ”Udfør” i toppen.

Ansvarlig - Alles fravær

1. Tryk på ikonet ”Ferie” øverst i billedet.

2. Tryk på ”Alles fravær” i venstre menu under Fraværsplanlægning, for at se listen over alle dem den ansvarlige er ansvarlig for. Her kan fremtidigt, afholdt og afvist fravær for medarbejderene slettes ved tryk på krydset ud for medarbejderen.

Ansvarlig - Fjern firmafridag for enkelte medarbejdere

1. Tryk på ikonet ”ferie” øverst i billedet.

2. Tryk på ”fraværskalender” i venstre menu.

3. Tryk på den medarbejder som skal fjernes fra firmafridag og tryk på slet.

Ansvarlig - Registrering af fravær for medarbejdere

1. Tryk på ikonet ”ferie” øverst i billedet.

2. Tryk på ”Ansøg om fravær” i venstre menu.

3. Vælg type af fravær for medarbejder samt dag(e)/uge(r) det drejer sig om.

4. Tryk på ansøg fravær.

Bruger / Ansvarlig - Min fraværsliste

1. Tryk på ”Min fraværsliste” under ”Fraværsplanlægning” i venstre menu.

”Min fraværsliste”, giver et samlet overblik over:

”Ansøgt fravær”.

”Afholdt fravær”.

”Kommende fravær” og

”Afvist fravær”.

Du har ydermere mulighed for at se de seneste 4 år af din fraværshistorik.

Bruger / Ansvarlig - Fraværskalender

1.Tryk på ”Fraværskalender” under ”Fraværsplanlægning” i venstre menu.

Denne kalender giver dig overblik over afdelingens ferie; her kan du se, hvornår dine kolleger har fået

godkendt fravær. Som ansvarlig kan du også godkende, afvise eller slette fravær fra denne kalender.

Bruger / Ansvarlig - Ansøg fravær

(Ferie, Kursus, Halv dag, Barsel, Sygedag, Barn syg, Afspadsering og Feriefridag)

1. Tryk på ”Ansøg om fravær” under ”Fraværsplanlægning” i venstre menu.

2. For at ansøge om fravær trykkes på den dag, der ønskes at afholde fravær på, ved tryk på ugenumre vælges hele ugen.

3. Vælg dernæst typen af fravær i dropdown boksen og tryk på ”Ansøg fravær” i toppen, den ansvarlige for afdelingen vil modtage en mail med din fraværsansøgning.

4. Ved halve dages fravær, kan enkelt dag kun vælges, vælg herefter halv dag. Tryk på ”Ansøg fravær”.

Modul - Eksport (Tid, Kalender og Fravær til Excel eller Outlook)

1.Tryk på ikonet ”Eksporter”  for at eksportere ferie, tid eller fravær. Der kan eksporteres til Excel og Outlook.

2.Tryk på de indstillinger som ønskes og tryk herefter på ”Eksporter” i højre side.

NB! Hvis modulet ikke er tilgængeligt skal det tilføjes. Se under rediger bruger.

Modul - Statistik  (Fravær, Brugere, Print, Tid og Ferie)

Tryk på ikonet ”Statistik”  for at se eller printe en statistik ud fra systemet, som kan

bruges til f.eks. lønafregning.

NB! Hvis modulet ikke er tilgængeligt skal det tilføjes brugeren. Se under rediger bruger.

 

Fraværsstatistik – ”Tildeling af ferie”

Fordeling af feriestatus kan vises på følgende 3 måder:

Graf 1 viser måned for måned, hvor mange dage der er blevet hhv. ansøgt, afvist eller godkendt.

Graf 2 viser ansøgte, afviste og godkendte dage i procent over et år.

Graf 3 viser fordeling på de 4 årstider af ansøgte,afviste og godkendte feriedage.

NB! Husk at trykke på ”Lav graf” ude til højre for at oprette graferne med de aktuelle data.

 

Fraværsstatistik – ”Mest aktive feriedage”

Graf 1 viser de 5 mest populære feriedage i løbet af et ferie år.

Graf 2 viser den procentvise fordeling af ansøgte, afviste og godkendte feriedage på månedsbasis

inden for et ferieår.

Graf 3 viser antallet af ansøgte, afviste og godkendte feriedage i en ugeoversigt.

NB! Husk at trykke på ”Lav graf” ude til højre for at oprette graferne med de aktuelle data.

 

Brugerstatistik – ”Brugere, top 5”

Graf 1 viser de 5 brugere, som har mest registreret ferie i løbet af ferieåret.

Graf 2 viser de 5 brugere, som har været logget ind flest gange.

Graf 3 viser en graf over, hvornår top 5-brugerne er logget ind i løbet af et døgn.

NB! Husk at trykke på ”Lav graf” ude til højre for at oprette graferne med de aktuelle data.

 

Brugerstatistik – ”Afdelinger, top 5”

Graf 1 viser de 5 afdelinger, som har mest registreret ferie i løbet af ferieåret.

Graf 2 viser de 5 afdelinger, som har været logget ind flest gange.

Graf 3 viser en graf over, hvornår top 5-afdelingerne er logget ind i løbet af et døgn.

NB! Husk at trykke på ”Lav graf” ude til højre for at oprette graferne med de aktuelle data.

 

Statistik – Print ”Ferierapport”

Her kan du printe en oversigt over, antal timer registreret per bruger.

Der kan vælges mellem månedsbasis (se præcist, hvornår feriedagene er brugt) og årsbasis (se

hvor mange feriedage der er afholdt i de enkelte måneder). Der er også mulighed for at sortere ud

fra godkendt, afvist eller endnu ikke godkendt ferie samt ud fra enkelte afdelinger.

NB! Husk at trykke på ”Udskriv” for at printe tabellen ud. Det anbefales at skrive ud i landscape.

 

Statistik – Print ”Tidsrapport”

Her kan du printe en oversigt over, hvem der har holdt ferie hvornår.

Der kan vælges mellem månedsbasis (se præcist, hvordan timerne er brugt) og årsbasis (se

hvor mange timer der er brugt i de enkelte måneder). Der er også mulighed for at sortere ud

fra aktiviteter samt ud fra enkelte afdelinger.

NB! Husk at trykke på ”Udskriv” for at printe tabellen ud. Det anbefales at skrive ud i landscape.

 

Statistik – Print ”Fraværsrapport”

Her kan du printe en oversigt over, hvem der har afholdt fravær hvornår.

Der kan vælges mellem månedsbasis (se præcist, hvordan fraværet er registreret) og årsbasis (se

fraværet i de enkelte måneder). Der er også mulighed for at sortere ud

fra type samt ud fra enkelte afdelinger.

NB! Husk at trykke på ”Udskriv” for at printe tabellen ud. Det anbefales at skrive ud i landscape. 

Modul - Tid

Med dette modul kan man registrere timer og aktivitet.

1. Vælg dag.

2. Vælg tidspunkt.

3. Vælg aktivitet.

4. Skriv en beskrivelse for aktiviteten og tryk på ”Gem ændringer”.

NB! Hvis modulet ikke er tilgængeligt skal det tilføjes. Se under rediger bruger

Modul - Import

Med dette modul kan man importere brugere og afdelinger.

1. Klik på linket ”her” for at hente template til brug af import.

2. Udfyld de 6 felter for hver bruger og gem filen, når alle brugere er tilføjet.

3. Klik på ikonet ”Browse” og vælg filen.

4. Tryk på ”Import data” for at tilføje filen til systemet.

5. Brugerne vil modtage e-mail med login oplysninger og URL.

NB! Hvis modulet ikke er tilgængeligt skal det tilføjes. Se under rediger bruger

Modul - Administration

Med dette modul kan man oprette/slette og redigere brugere og afdelinger samt mulighed for køb af Pro licens. Endvidere er der mulighed for at udfylde ”Firma info”. Oplysningerne bliver kun brugt som kontakt og ikke videregivet til tredjepart.

NB! Hvis modulet ikke er tilgængeligt skal det tilføjes. Se under rediger bruger.

Modul - Fravær

Fravær (Ferie, Kursus, Halv dag, Barsel, Sygedag, Barn syg, Afspadsering og Feriefridag)

Med dette modul kan man registrere fravær og se egne registreringer.

1. Tryk på ”Ansøg om fravær” under ”Fraværsplanlægning” i venstre menu.

2. For at ansøge om fravær trykkes på den dag, der ønskes at afholde fravær på, ved tryk på ugenumre vælges hele ugen.

3. Vælg dernæst typen af fravær i dropdown boksen og tryk på ”Ansøg fravær” i toppen, den ansvarlige for afdelingen vil modtage en mail med din fraværsansøgning.

4. Ved halve dages fravær, kan enkelt dag kun vælges, vælg herefter halv dag. Tryk på ”Ansøg fravær”.

5. ”Min fraværsliste” viser fraværsregistreringer for 4 år.

6. ”Fraværskalender” viser månedsoversigt og afdelingens fravær. Som ansvarlig er det muligt at godkende/afvise fravær eller slette allerede godkendt fravær.

NB! Hvis modulet ikke er tilgængeligt skal det tilføjes. Se under rediger bruger.

Indstillinger - Helligdage

Tryk på ”Indstillinger” i venstre menu.

Du har følgende 8 valgmuligheder: 

1. Vis 1. maj som helligdag.

2. Vis lørdage som helligdage.

3. Vis søndage som helligdage.

4. Tyske helligdage.

5. Danske helligdage.

6. Svenske helligdage.

7. Norske helligdage.

8. Engelske helligdage.

NB! Hvis modulet ikke er tilgængeligt skal det tilføjes. Se under rediger bruger

Indstillinger - Sprog

1. Tryk på ”Indstillinger” i venstre menu.

2. Valg sprog for system og e-mails.

Indstillinger - Arbejdsdage per uge

1. Tryk på ”Indstillinger” i venstre menu.

2. Vælg mellem 5 og 7 dage.

Indstillinger - Vis andre medarbejdere i fraværskalenderen

1. Tryk på ”Indstillinger” i venstre menu.

2. Vælg ja eller nej.

Indstillinger - Vis guide som startside (kun som admin)

1. Tryk på ”Indstillinger” i venstre menu.

2. Vælg ja eller nej.

Kontakt os

1. Tryk på ”Kontakt os” i venstre menu.

Du har følgende 4 valgmuligheder:

2. Support eller anden hjælp til FirmaPlan.

3. Rapporter fejl eller mangler i FirmaPlan.

4. Spørgsmål til køb eller faktura.

5. Mit spørgsmål hører ikke til nogen af emnerne.

6. Udfyld beskeden du ønsker at sende til FirmaPlan og tryk på ”Send”.

NB! Vi forsøger at svare alle mails inden for 1 time.

Fakta - Hvordan får jeg tilsendt en ny kode til FirmaPlan?

I boksen, inden man logger på FirmaPlan, trykkes på ”Send kode” –

Skriv brugernavn eller e-mail på brugeren og tryk send kode.

Fakta - Hvad bruger man den ansvarlige til?

Ansvarlig er en bruger med rettigheder til at godkende og afvise fravær for virksomhedens

medarbejdere.

Fakta - Hvad bruger man administratoren til?

Administratoren (admin) bruges til at oprette/slette og redigere brugere og afdelinger samt mulighed for køb af Pro licens

END